往来账管理中常见的问题及对策

发表日期:08月 28, 2009 作者 九尾︶ㄣ  
分类: 会计学习

往来账是核算债权债务的账,在一个单位的会计账目中占有很重要的地位。笔者通过多年来管理往来账的实际工作经验,将往来账管理中常见的问题作一分析和归纳,并提出改进意见。
  往来账是两个具有资金往来关系单位之间的会计账目,表示两个单位之间债权债务的大小,一般涉及的会计科目有应收账款、预收账款、应付账款、预付账款、其它应收款和其它应付款等。正因为涉及到两个单位之间债权债务关系的大小,所以,往来账的管理工作非常重要。

  一、往来账管理中常见的问题
  
  (一)领导不重视
  有些单位的领导尤其是财务领导对往来账的管理不够重视,财务部门既没有往来账的工作程序,又没有往来账的岗位职责,更没有往来账的奖惩制度。由于领导不重视,该决策的时候不决策,该审批的时候不审批,该检查的时候不检查,从而影响了往来账的正常核算工作。在他们看来,往来账很普遍,哪个单位都不少,对账不对账都无关紧要,反正一时半会结不清。经办人员及会计人员换了一茬又一茬,结果导致账龄越来越长,谁欠谁的说不清楚,最终成为呆账,给单位造成了很大的经济损失。
  
  (二)会计不负责
  有些单位的财务分工是出纳制单,主管会计审核,记账员登记往来账,结果导致往来账归谁负责不清楚,相互扯皮,造成了“三个和尚没水吃”的局面。记账员认为记账凭证是出纳做的,设什么科目、记多少数据是由主管会计审核的,记账员只管登记账簿就行了,至于谁欠谁的记账员说不清楚,也没有权利去管;而主管会计则认为审核制单是主管会计的事,但账是怎么算的,付谁多少钱,收谁多少账,往来账上有登记,应该归记账员管,二者的想法似乎都有些道理。但往来账到底该归谁负责,还是没有一个定论。纠其原因,是会计分工主次不明,领导的协调工作做得不好,出纳、主管会计、记账员都不称职,没有爱岗敬业的奉献精神,也没有及时沟通的团队精神,相互推卸责任,结果造成往来账管理不规范,在与对方对账时显得很被动。
  
  (三)核对不及时
  往来账要管理好,就得及时进行核对,每个单位根据业务量的大小,应按月份、季度、半年度、年度定期进行对账,如发现问题应及时沟通,查找原因,保证双方账目余额一致。但在实际工作中,经常发现有些单位平时不对账,或者很少对账,有的到年底才对一次账,更有甚者到年底因为单据不齐、急于结账而草草了事,往来账的余额为逐年滚动而成,越滚越对不清,结果等查账的时候因对不上账而不能取得函证,延迟了查账的进度,给单位造成了不良的影响。
  
  (四)口径不一致
  往来账要核对清楚,双方记账时间口径和记账业务口径必须保持一致。但在实际对账工作中发现,有些单位的财务人员不顾会计制度的规定,工作上情绪化现象比较严重,应付款方因财大气粗,或者上级单位因权高一等而欺负相对应的往来账的另一方,因而在对账时表现出单方面作账、不提供单据、不给对账时间、有意提前或推后结账时间甚至以权压人、拒不配合的现象,致使双方记账的时间口径和业务口径不一致,再高明的会计也难以对清账目,给对账工作造成了很大的困难。
  
  (五)方法不合理
  往来账在核对时,要将涉及到一个往来客户的所有科目放在一起,经过相互抵销和对冲以后的余额,确定为最终应付或应收对应客户的金额。但在实际对账时,因受会计工作水平和工作习惯的影响,有的会计对同一个往来客户,既设有应收、预收账户,还设有应付、预付账户,甚至还有借款等多个账户,可在对账时,往往只给对方提供应收类账户的数据,对应付及借款类账户的数据很少甚至从不提及,从而导致双方在对账时经常“捉迷藏”,加大了对账的难度。而且,经过若干年后,这些账户还未对冲,使每个账户都有余额,结果到查账的时候每个账户都要求提供函证,这才感觉不便,可是为时已晚。
  
  二、应对往来账管理问题的对策
  
  (一)从思想上要重视往来账的核对
  往来账涉及到一个单位债权债务关系的大小,往来账管理得好,该收的钱就能收回来,该付的钱也能延迟支付,这样才能有效利用资金,减少坏账,保证财产物资不受损失。1.领导干部要率先垂范,以身作则,该决策的时候要准确决策,该审批的时候一定要及时审批,保证往来账的及时、顺利核算;2.相关的会计人员要严格履行自己的职责,准确核算,及时对账,发扬爱岗敬业、团结协作的精神,做一名合格的往来账会计;3.领导干部、尤其是财务领导要经常督促检查往来账管理的各个环节,发现矛盾及时调解,出现问题及时解决,将不利于往来账核算的一切因素消灭在萌芽状态。这样,只要会计负责,领导尽职,思想统一,核算往来账时才会没有后顾之忧,核对起来也才会易如反掌。
  
  (二)从制度上要完善往来账的管理
  往来账的产生涉及采购、销售、管理等各个环节,因此影响往来账核算的因素比较多,往来账的核算难度也比较大。1.要选择认真负责、爱岗敬业、业务熟练、善于协调并能执行财务制度的会计人员,以保证往来账核算和核对工作的顺利进行;2.要制定往来账的工作程序,明确往来账责任人,设定制单、审核、记账、对账各环节的方法,规定定期对账时间,检查对账结果;3.要明确往来账的岗位职责,往来账会计要负责审核往来账的原始单据和会计科目,准确登记账簿,及时核对账目,协调财务、采购、销售、管理等各个环节上的账务关系,保证往来账的及时、准确、顺利核算;4.要制定往来账的奖惩制度,检查各个环节的工作情况,对表现好的要给予鼓励和表扬,对出现问题、甚至违反财务制度的要给予批评和惩罚。只有有了合格的会计、完善的工作程序、明确的岗位职责和有效的奖惩制度,对往来账的管理才会高效顺利地进行。
  
  (三)从基础工作上规范往来账的核算
  在实际工作中,往来账的种类比较多,既有与采购有关的应付类往来账,也有与销售有关的应收类往来账,还有与采购及销售无关的代收、暂付、暂借类往来账,不管是哪类往来账,基础工作都是非常关键的环节。
  1.单据要齐全。对于应收类款项,要有货物出库单、货物签收单、发票、发票签收单、合同、销售文件、结算单等单据;对于应付类款项,要有货物入库单、发票、合同、采购计划等单据;对于暂收、(下转第44页)(上接第42页)暂付、借款类款项,要有相应的发票、收据、审批文件等。单据齐全了,入账时才会有可靠的单据,对账时才会有充足的依据。
  2.手续要完备。往来账入账时,发票上要有经手人、验收人、部门负责人、财务负责人、单位负责人的签字;入库单上要有交货人、收货人、库管的签字;出库单上要有发货人、领货人、库管的签字;销售结算单上要有销售员、销售负责人、部门负责人的签字;采购计划单上要有采购员、采购负责人、部门负责人的签字。如此手续完备了,对账时如果出现问题,才便于查找相关责任人。
  3.核算方法要准确。设置科目时,对于因采购而产生的往来账,设置应付账款和预付账款,对于因销售而产生的往来账,设置预收账款和应收账款,对于代收暂收类的往来账,设置其他应付款,对于代付暂付暂借类的往来账,设置其他应收款。这样科目设置准确了,对账就会有规律可循。核算数据时,对于销售类的款项,要严格按照销售价格、销售合同、销售文件去核算。如果遇到打折或处理等特殊情况时,一定要有销售负责人和部门负责人的审批手续;对于采购类的款项,要严格按照采购计划、采购价格、采购合同去核算。如果遇到价格调整等特殊情况时,一定要有采购负责人和部门负责人的审批手续;对于代收代付、暂收暂付及暂借类款项,要严格按照有关文件和审批手续核算。如此核算准确了,对账时,如果遇到双方记账金额不一致的情况,就可以拿相关文件及手续进行协调。
  
  (四)从方法上要讲求往来账的对账技巧
  1.选择适宜的对账时间。往来账要定期核对,才能保证双方账目余额一致。往来账双方定期对账的周期因业务量的大小而不同。业务量少的往来账可以按季度、半年度或年度确定定期对账周期;业务量多的往来账可以按月份、季度、半年度确定定期对账周期。不管对账周期选择的长还是短,每次对完账以后,都要填写对账单,并经双方确认签字后,交各方相关财务负责人保管,以便将来备查。
  2.确定方便的对账方式。往来账核对的方式比较多,根据现有的条件可以选择比较方便的对账方式。账务少而简单时,可以通过电话核对,双方距离相隔比较远时可以采用信函、电子邮件、传真等方式核对;账目比较多而复杂时可以约定当面核对。灵活方便的对账方式能节约对账时间。
  3.讲求巧妙的对账方法。往来账双方人员在对账前,要确定好双方记账的时间口径和业务口径,然后一笔一笔地对。每笔都登账了,而且余额一致,表明账已经对上了。如果余额不一致,要根据具体情况,分别对待。在核对过程中,如果发现应付款方少记账了,应收款方要主动配合提供相关单据,经应付款方核实后补登账簿;如果发现应收款方少记账了,应付款方也要主动提供单据;如果单据不够充足,要与本方有关人员核实,取得单据,及时入账;如果双方都登账了,只是数据不一致,可能有价格上的问题,要及时与相关部门负责人核实,完善手续,及时入账,直到双方的账都补登齐了,而且余额也一致了,对账才算结束。讲求巧妙的对账方法,能提高对账的效率和质量。
  总之,要管好往来账,需要领导、往来账会计及其他相关人员的密切配合,才能收到良好的效果。

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11 Responses to “往来账管理中常见的问题及对策”

  1. gate valve on 09月 5th, 2009 15:41

    财务的,看不懂....

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  2. 月经不调 on 09月 7th, 2009 15:35

    好主题,保存了。

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  3. 诗诗 on 09月 8th, 2009 08:19

    学习了!

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  4. 百爱爱 on 09月 17th, 2009 13:09

    基本是处于无奈的状态

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  5. 支气管炎 on 09月 18th, 2009 13:45

    博客太小,我来挤挤

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  6. 闻子 on 10月 27th, 2009 10:47

    好像政府的文件啊.....思想上,制度上,呵呵,条理真清晰!学习了...

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  7. 激情五月 on 11月 6th, 2009 13:42

    呵呵 先回了在看

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  8. 94成人网 on 11月 7th, 2009 23:35

    顶一下支持

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  9. 云南旅游 on 11月 10th, 2009 20:10

    真不错啊

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  10. 竹下无为梦 on 11月 20th, 2009 22:30

    斯基兔,我也喜欢啊。

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  11. 健康 on 11月 30th, 2009 14:44

    博主·你的博客不错啊!支持啊!

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